This page is also available in: English (Engels)

Als ik aan mensen die op afstand samenwerken vraagt wat ze het meeste missen, krijg ik steevast het antwoord: het ‘face-to-face contact’.

Ze missen het om direct naast hun collega’s te ziten en over het bureau heen een korte vraag te stellen. Of om elkaar tegen te komen bij het koffieapparaat en zomaar even een praatje te maken.

“De meeste teams gebruiken nog vooral email en telefoon om met elkaar te communiceren”

Wanneer je online samenwerkt, heb je verschillende communicatietools tot je beschikking. Maar in de praktijk maken teams toch nog het meest gebruikt van email en telefoon als ze met elkaar communiceren.

Omdat ik zelf een overtuigd video chat gebruiker ben, inspireer ik je hier graag met vier voordelen die het voor jou en je team op kan leveren.

1. Met video chat win je reistijd

Video chat kun je als vergadertool overal gebruiken, als je maar een goede internetverbinding hebt. Dat kan vanuit huis of een andere plek waar je in rust kunt bellen.

Het is niet nodig om speciaal naar kantoor te reizen om daar de vergadering bij te wonen. En dat scheelt een boel tijd. Je hoeft niet meer in die lange file te gaan staan omdat je om 9.00 uur een vergadering hebt.

En elke dag de rit naar kantoor maken is dan ook niet meer nodig.

Werk je met internationale collega’s? Dan zou je wat minder vaak het vliegtuig kunnen pakken om elkaar te zien.

file online samenwerken

2. Met video chat ben je productiever

Wanneer je een traditionele vergadering op kantoor houdt, gebeurt het geregeld dat er iemand later binnen komt lopen. Of dat er nog wat gekletst wordt. Of dat iemand nog even een rondje koffie gaat halen.

Dat werkt niet tijdens een video chat. Wanneer mensen in en uit lopen, dan is dat rommelig en niet te volgen voor de deelnemers.

Een video meeting vraagt om focus en een goede voorbereiding. En dat is de reden dat een overleg met video stukken effectiever* verloopt dan de fysieke variant. Zo krijg je een meer gerichte discussie met een duidelijk begin en een eind.

*Uit een onderzoek uit 2013 blijkt zelfs dat 94% van de mensen die video chat in de praktijk gebruiken, aangeven dat het de productiviteit verbetert.

3. Met video chat kun je beter samenwerken dan met e-mail of telefoon

Wanneer je aan een willekeurig team vraagt of ze ook weleens gebruik maken van video meetings, krijg je meestal ‘nee’ als antwoord. Als reden geeft zo’n team vaak aan dat het niet zo persoonlijk is als wanneer je ‘in het echt’ bij elkaar zit. Daar zit natuurlijk wat in.

Maar wat als je het vergelijkt met een telefoonoverleg of met een e-mail uitwisseling? Dan is een video overleg juist heel persoonlijk.

Doordat je elkaar tijdens een videomeeting recht aankijkt, zijn de deelnemers veel alerter en gericht op het gezamenlijke gesprek.

Je ziet elkaars gezichtsuitdrukkingen. Dit voordeel heb je niet wanneer je elkaar belt. En al helemaal niet wanneer je via e-mail communiceert.

Medewerkers ervaren beslissingen die via een video overleg genomen worden veel meer als gezamenlijke besluiten dan wanneer dat gedaan wordt per telefoon of mail.

Een groot deel van hen zegt dan ook dat videoconferencing bijdraagt aan echte samenwerking.

4. Je kunt vanuit elke plek iemand face to face spreken

Door middel van videoconferencing kun je altijd en overal met iemand ‘face to face in gesprek gaan. Dit geldt voor je collega, die thuis of misschien wel in een ander land werkt.

Maar dat geldt ook voor de leverancier of klant waarmee je samenwerkt. Laatst zocht ik naar een training om te volgen. Ik stuitte op een interessant aanbod.

Hierover had ik nog een vraag. Degene die de training geeft bood via een chatbericht op haar website de mogelijkheid om te skypen.

In no time waren we allebei in beeld om de vraag te bespreken. Dit zorgde niet alleen voor een snel antwoord. Het droeg ook bij aan een meer persoonlijke relatie, waardoor ik een goede indruk kreeg van degene die de training geeft.

En de nadelen?

Natuurlijk zitten er ook nadelen aan vergaderen via videoconferencing. Zo werkt de techniek niet altijd mee, wat frustratie tot gevolg kan hebben.

Toch wegen de voordelen vaak zwaarder dan de nadelen. Het beste kun je het als een experiment benaderen.

En gaat er dan wat mis, dan lach je erom en probeer je het gewoon nog eens. Door samen deze nieuwe vorm van overleg te ontdekken, geef je elkaar de kans om tijd te winnen en nog beter samen te werken.


Saskia Langenberg

Saskia Langenberg is the founder of Mindshake. With consulting and coaching she helps managers to build great remote teams. And remote workers to have a happy and productive work-life.

Share This
>

By continuing to use the site, you agree to the use of cookies. more information

De cookie-instellingen op deze website zijn ingesteld op 'toestaan cookies "om u de beste surfervaring mogelijk. Als u doorgaat met deze website te gebruiken zonder het wijzigen van uw cookie-instellingen of u klikt op "Accepteren" hieronder dan bent u akkoord met deze instellingen.

Sluiten