Videoconferencing – dit zijn de Vier Voordelen (en een nadeel)

Videoconferencing voordelen thumbnail

Sinds een jaar woon en werk ik in Oostenrijk. Samen met Roos begeleiden we medewerkers naar nieuwe manieren van werken. Zij vanuit Amsterdam en ik vanuit Linz. Zo werken we op afstand samen. Een van de redenen dat dat zo goed lukt, is dat we een wekelijks ’10-uurtje’ houden via videoconferencing. Elke week zitten we klaar voor onze laptops. En dan bellen we elkaar met beeld via Skype of Google Hangout. In zo’n videovergadering bespreken we altijd even hoe het met ons persoonlijk gaat. En daarna kijken we naar onze doelen. Ook bepalen we de concrete stappen voor de komende week. Dit werkt fantastisch. Het is alsof we gewoon bij elkaar zitten.

Omdat we uit ervaring weten hoeveel een video meeting kan opleveren, zetten we graag de belangrijkste voordelen voor je op een rij:

1. Met een videovergadering win je reistijd

Een videovergadering kun je overal houden, als je maar een goede internetverbinding hebt. Dat kan vanuit huis of een andere plek waar je in rust kunt bellen. Het is niet nodig om speciaal naar kantoor te reizen om daar de vergadering bij te wonen. En dat scheelt een boel tijd. Je hoeft niet meer in die lange file te gaan staan omdat je om 9.00 uur een vergadering hebt. En elke dag de rit naar kantoor maken is dan ook niet meer nodig. Werk je met internationale collega’s dan zou je wat minder vaak het vliegtuig kunnen pakken om elkaar te zien.

file-videoconferencing
Waarom nog elke dag in de file staan om naar een vergadering te rijden?

2. Met videoconferencing ben je productiever

Wanneer je een traditionele vergadering op kantoor houdt, gebeurt het geregeld dat er iemand later binnen komt lopen. Of dat er nog wat gekletst wordt. Of dat iemand nog even een rondje koffie gaat halen. Dat werkt niet tijdens een video meeting. Wanneer mensen in en uit lopen, dan is dat rommelig en niet te volgen voor de deelnemers. Een videoconference vraagt om focus en een goede voorbereiding. En dat is de reden dat een overleg met video stukken effectiever* verloopt dan de fysieke variant. Zo krijg je een meer gerichte discussie met een duidelijk begin en een eind.

*Uit een onderzoek uit 2013 blijkt zelfs dat 94% van de mensen die videomeeting in de praktijk gebruiken, aangeven dat het de productiviteit verbetert.

3. Met videoconferencing kun je beter samenwerken dan met e-mail of telefoon

Wanneer je aan een willekeurig team vraagt of ze ook weleens gebruik maken van video meetings, krijg je meestal ‘nee’ als antwoord. Als reden geeft zo’n team vaak aan dat het niet zo persoonlijk is als wanneer je ‘in het echt’ bij elkaar zit. Daar zit natuurlijk wat in. Maar wat als je het vergelijkt met een telefoonoverleg of met een e-mail uitwisseling? Dan is een video overleg juist heel persoonlijk. Doordat je elkaar tijdens een videomeeting recht aankijkt, zijn de deelnemers veel alerter en gericht op het gezamenlijke gesprek. Je ziet elkaars gezichtsuitdrukkingen. Dit voordeel heb je niet wanneer je elkaar belt. En al helemaal niet wanneer je via e-mail communiceert. Medewerkers ervaren beslissingen die via een video overleg genomen worden veel meer als gezamenlijke besluiten dan wanneer dat gedaan wordt per telefoon of mail. Een groot deel van hen zegt dan ook dat videoconferencing bijdraagt aan echte samenwerking.

Videoconference Mindshake

4. Je kunt vanuit elke plek iemand face to face spreken

Door middel van videoconferencing kun je altijd en overal met iemand ‘face to face in gesprek gaan. Dit geldt voor je collega, die thuis of misschien wel in een ander land werkt. Maar dat geldt ook voor de leverancier of klant waarmee je samenwerkt. Laatst zocht ik naar een training om te volgen. Ik stuitte op een interessant aanbod. Hierover had ik nog een vraag. Degene die de training geeft bood via een chatbericht op haar website de mogelijkheid om te skypen. In no time waren we allebei in beeld om de vraag te bespreken. Dit zorgde niet alleen voor een snel antwoord. Het droeg ook bij aan een meer persoonlijke relatie, waardoor ik een goede indruk kreeg van degene die de training geeft.

En de nadelen?

Natuurlijk zitten er ook nadelen aan vergaderen via videoconferencing. Zo werkt de techniek niet altijd mee, wat frustratie tot gevolg kan hebben. Toch wegen de voordelen vaak zwaarder dan de nadelen. Het beste kun je het als een experiment benaderen. En gaat er dan wat mis, dan lach je erom en probeer je het gewoon nog eens. Door samen deze nieuwe vorm van overleg te ontdekken, geef je elkaar de kans om tijd te winnen en nog beter samen te werken.

Wil je zelf ook meer doen met videoconferencing? Kijk eens naar het experiment ‘online verbinding’ in ons worklab.

This post is also available in: Engels

0 antwoorden

Plaats een Reactie

Meepraten?
Draag gerust bij!

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.